Opérations à distance

Les meilleurs outils et pratiques pour améliorer vos opérations à distance

Trois ans se sont écoulés depuis la déclaration de la pandémie mondiale et nombre de ses séquelles, notamment la prolifération du travail à distance, demeurent. C'était la première fois que les entreprises, grandes et petites, étaient obligées d'envisager des opérations qui n'étaient pas limitées par des bureaux et des sites à une si grande échelle.

Selon une enquête Gallup de juin 2022, cinq travailleurs américains sur dix effectuent un travail hybride à distance, c'est-à-dire qu'ils travaillent à la fois chez eux et au bureau. En outre, trois employés sur dix travaillent à distance à temps plein.

Face à des changements aussi radicaux, les chefs d'entreprise et les gestionnaires doivent s'assurer qu'ils disposent des dispositions nécessaires pour tirer le meilleur parti de l'évolution vers les opérations à distance. L'amélioration des opérations à distance à l'aide des meilleurs outils et pratiques est essentielle à la survie et à la prospérité de toute entreprise disposant d'une main-d'œuvre à distance.

C'est pourquoi cet article vise à mettre en lumière des conseils et des logiciels pertinents pour la plupart des entreprises qui doivent travailler ensemble dans un paysage numérique. Nos listes de solutions technologiques comprennent des outils pour :

Communication
Gestion de projet
Stockage cloud et partage de fichiers
La cyber-sécurité
Suivi du temps

Commençons par quelques outils qui soutiennent la communication et la collaboration.

1. Les outils de communication et de collaboration

Lorsque les gens ont été contraints de travailler chez eux au début de la pandémie, l'une des principales préoccupations était le manque de communication. Bien sûr, il y avait le courrier électronique et les applications de messagerie comme WhatsApp et Messenger, mais ils étaient très insuffisants. Elles n'offraient que des canaux de messagerie et pas grand-chose de plus.

Ce dont les organisations avaient besoin, c'était d'un espace où les membres pouvaient planifier et organiser leur travail même s'ils n'étaient pas physiquement en mesure de se réunir. Le fait de réunir les employés dans un même lieu leur permettait de partager leurs points de vue dans un environnement dynamique. Un tableau pouvait facilement illustrer les objectifs, les responsabilités et les échéances d'un projet.

En raison de cette lacune, les développeurs de logiciels ont capitalisé sur les besoins des entreprises et ont proposé divers outils pour faciliter le travail à distance pour tout le monde. Certains outils créés il y a plusieurs années ont finalement trouvé leur place sur le marché.

Voici quelques-uns des outils de communication et de collaboration les plus importants pour le travail à distance ou hybride :

1.1. Zoom

Zoom est une plate-forme de vidéoconférence sur le web qui peut accueillir jusqu'à 300 participants. Un grand groupe peut être divisé en plus petits groupes pour des sessions en petits groupes et des discussions plus approfondies.

Les présentateurs de la réunion peuvent partager leurs rapports par le biais du partage d'écran et l'ensemble de la conférence peut être enregistré pour référence. Les fonctionnalités et la flexibilité de Zoom en ont fait l'un des logiciels de réunion les plus populaires pour le travail à distance.

1.2. Slack

Connu pour son expérience utilisateur (UX) intuitive, Slack est devenu l'un des outils les plus importants dans les pratiques de travail à distance et de travail à distance hybride. Il est idéal pour la collaboration, car les individus peuvent partager des fichiers, envoyer des messages et travailler de manière à ce que toute l'équipe soit informée de l'état d'avancement des tâches et des projets.

1.3. Skype

Contrairement à Zoom et Slack dont la popularité est montée en flèche pendant la pandémie, Skype était déjà une application de messagerie populaire. Toutefois, au cours des deux dernières années, la direction et les employés ont commencé à apprécier ses fonctions conviviales à distance.

Contrairement à certaines des solutions les plus complexes de cette liste, Skype permet aux utilisateurs d'envoyer des messages, d'appeler et de partager du contenu entre eux sans avoir recours à de nombreux boutons et configurations. Il offre également le partage de fichiers, une intégration transparente avec d'autres applications et des espaces de discussion.

1.4. Microsoft Teams

Les organisations dotées de systèmes basés sur Microsoft préfèrent souvent l'outil de communication collaborative du développeur. Microsoft Teams est beaucoup plus simple à apprendre et s'intègre bien aux autres applications Microsoft. La plateforme vous permet de créer des canaux individuels pour les projets où les membres de l'équipe peuvent communiquer quotidiennement et fournir des mises à jour.

1.5. Google Hangouts

Les freelances et les startups ayant très peu d'employés peuvent compter sur Google Hangouts. Comme il suffit d'un compte Google pour accéder à Hangouts et au reste de l'espace de travail Google, il est facile d'envoyer des messages, d'organiser des appels audio et vidéo et d'échanger des fichiers et des courriels.

Toutes ces applications sont facilement accessibles via des applications dédiées installées sur votre téléphone Android/iOS ou votre ordinateur. Elles peuvent également être utilisées via un navigateur web, de sorte que vous n'avez même pas besoin d'installer quoi que ce soit sur votre appareil.

2. Les outils de gestion de projet

L'un des défis du travail à distance est le suivi des progrès des équipes et des employés individuels. Au lieu de faire de la microgestion et de demander des mises à jour constantes, envisagez d'utiliser des outils de gestion de projet. Ces outils permettent une collaboration transparente, même lorsque les employés travaillent dans des fuseaux horaires différents.

Voici quelques-uns des outils de gestion de projets virtuels les plus populaires :

2.1. Asana

Asana est une plateforme de gestion du travail avec des listes de tâches qui permettent aux utilisateurs de simplifier et d'organiser les flux de travail. C'est l'outil idéal pour les tâches récurrentes et les diagrammes de Gantt qui permettent de contrôler les délais des projets.

2.2. Trello

Les projets d'équipe sont faciles à réaliser et à suivre avec Trello. Cet outil repose sur des tableaux visuels qui permettent à l'utilisateur de voir rapidement des détails importants tels que les tâches en cours, les personnes qui y travaillent et leur état d'avancement global.

2.3. Monday.com

Monday.com propose des tableaux de bord avec des modèles personnalisables et des vues chronologiques. Chaque tableau de bord contient toutes les informations relatives à un projet spécifique, de sorte que les membres ne doivent ouvrir qu'un seul canal pour mettre à jour leurs tâches.

3. Conseils pour l'utilisation des outils de gestion de projet

Il ne suffit pas d'avoir des outils de gestion de projet. Vous devez également optimiser leurs fonctionnalités et leurs caractéristiques. Voici quelques points à garder à l'esprit lorsque vous utilisez des outils de gestion de projet :

Formez vos collaborateurs à les utiliser correctement.
Soyez toujours ouvert au retour d'information. Soyez prêt à modifier le système et le déroulement des opérations pour plus d'efficacité et de commodité.
Fixez des objectifs clairs pour chaque nouveau projet.
Effectuer régulièrement des évaluations et des évaluations.
Évitez la microgestion et faites confiance aux membres de votre équipe pour accomplir leurs tâches.

4. Outils de stockage et de partage de fichiers dans le nuage

Avec le travail à distance et le travail à distance hybride, les armoires en acier et les boîtes de documents volumineux ne sont plus nécessaires. Au lieu de cela, les fichiers sont stockés dans des logiciels basés sur le cloud, ce qui est plus avantageux car les personnes n'ont pas besoin de passer beaucoup de temps à fouiller dans les dossiers. Il leur suffit de taper les mots-clés appropriés dans le champ de recherche pour accéder aux documents.

Les solutions de stockage en nuage les plus connues sont les suivantes :

4.1. Google Drive

Avant même que le travail à distance ne devienne la norme, Google Drive était déjà populaire en raison de son accessibilité. Les personnes disposant d'une connexion internet peuvent accéder aux fichiers, à condition d'en avoir l'autorisation, ce qui simplifie la collaboration.

4.2. Dropbox

Dropbox existe depuis 2008, mais il n'a pas perdu son importance en termes de partage de fichiers. Il encourage une collaboration simple entre les membres d'une équipe et est facile à utiliser et à comprendre. Le service offre également des fonctionnalités hors ligne.

4.3. Microsoft OneDrive

One Drive de Microsoft permet aux employés distants de synchroniser leurs données et de partager des fichiers. Il s'agit de l'un des services de partage de fichiers les plus populaires, car il est proposé par Microsoft et de nombreuses organisations utilisent déjà son logiciel. Si vous disposez d'un logiciel du même développeur, l'intégration avec d'autres produits Microsoft est parfaite et cohérente.

5. Comment ces outils améliorent-ils le travail à distance ?

Outre la simplification des systèmes de classement et l'élimination du papier, qui constitue de toute façon un risque d'incendie, voici quelques-uns des avantages de l'utilisation d'un logiciel basé sur l'informatique en nuage pour le stockage et le partage des fichiers :

Meilleure accessibilité. Les employés, où qu'ils se trouvent dans le monde, peuvent ouvrir ou modifier des fichiers à partir d'un système centralisé.
Meilleure collaboration. Les employés n'ont pas besoin de s'envoyer des documents par courrier électronique pour accéder aux fichiers.
Il n'y a pas de duplication du travail ou des fichiers.
Comme tout est dans le cloud, les entreprises peuvent utiliser des sauvegardes plus simples et plus rapides.
La collaboration vidéo est plus rapide grâce aux fonctions en temps réel.
La plupart de ces outils étant des SaaS (software as a service), ils sont accessibles par abonnement, ce qui signifie que vous ne payez que pour la durée pendant laquelle vous en avez besoin.

6. Mesures de cybersécurité

L'inconvénient du travail à distance est la dépendance à l'égard d'outils et d'applications en ligne qui sont vulnérables aux cyberattaques. Avec une dépendance accrue à l'égard des SaaS et autres applications basées sur le cloud, les entreprises doivent déployer des mesures de cybersécurité adéquates.

Selon un rapport, les cyberattaques ont augmenté de 238 % pendant la pandémie. Il est donc essentiel que les organisations intègrent la cybersécurité dans leurs processus et inculquent aux employés l'importance des pratiques de sécurité de l'information.

Les mesures de cybersécurité suivantes sont essentielles pour toutes les organisations :

Investir dans une suite antivirus fiable et complète pour tous les employés.
Chaque employé doit utiliser un réseau privé virtuel (VPN) pour garantir la protection des données, en particulier lors du partage de fichiers et de l'utilisation du WiFi public (qui doit être évité dans la mesure du possible). N'utilisez que le meilleur VPN pour Mac/MacOS ou VPN Android d'une société réputée ou ayant reçu d'excellentes critiques.
Les appareils professionnels ne doivent pas être utilisés pour des activités personnelles et seul le personnel autorisé doit avoir accès aux espaces partagés.
Mettez en place un cadre de confiance zéro. Cela suppose que le réseau est toujours à risque malgré un système de sécurité complet. Cela signifie que les organisations vérifieront toujours les utilisateurs et les appareils avant de leur donner accès aux données.
Éteindre la caméra web lorsqu'elle n'est pas utilisée afin d'empêcher les pirates de la détourner.
Déconseillez aux employés d'enregistrer des fichiers localement. Tout doit être stocké dans un référentiel centralisé.

7. Logiciel de suivi du temps de travail

Comment savoir si les employés travaillent réellement à domicile ? Certaines entreprises ressentent le besoin de se doter d'un logiciel de suivi du temps de travail. Les logiciels de gestion des présences ne sont pas réservés aux gestionnaires, car ils permettent également aux employés de gérer leur temps de manière plus consciente tout en recevant des alertes pour les échéances à venir.

Quels sont les meilleurs logiciels de suivi des temps aujourd'hui ?

7.1. TogglTrack

TogglTrack peut être utilisé pour tout type de suivi du temps de travail, mais il convient mieux à ceux qui facturent à l'heure. Les caractéristiques spéciales comprennent des tableaux de bord de performance, des rappels et l'intégration de calendriers pour les collaborations.

7.2. Time Analytics

Comme son nom l'indique, Time Analytics ne se contente pas de suivre le temps des employés. Il fournit également des informations sur les projets, comme le temps consacré à certaines activités au cours de la semaine. Le logiciel permet aux entreprises d'organiser les tâches hebdomadaires sur un seul écran tout en fournissant une feuille de temps quotidienne pour les projets et des feuilles de temps hebdomadaires pour chaque employé.

7.3. Hubstaff

Hubstaff offre un suivi du temps avec des captures d'écran, qui peuvent être utilisées comme preuve que l'employé travaillait. Le logiciel propose également un suivi par GPS, qui peut s'avérer nécessaire pour les organisations qui emploient un grand nombre de personnes réparties sur plusieurs sites. Le logiciel s'intègre de manière transparente à plus de 40 applications.

8. L'importance des outils de suivi des temps de travail

S'il est bon de faire confiance aux employés, il faut aussi envisager la possibilité que certains d'entre eux profitent du fait que leurs activités ne sont pas aussi visibles. Pour dissiper tout doute sur le travail des employés, les entreprises peuvent mettre en place des systèmes de suivi du temps. Ils présentent également d'autres avantages, notamment :

Les chefs d'équipe peuvent suivre la productivité de leur équipe individuellement et dans son ensemble.
Les entreprises peuvent mesurer et même promouvoir la productivité. Il existe des outils qui émettent des rappels et des alertes pour les échéances à venir.
Les outils de suivi du temps fournissent une image du temps passé à travailler, ce qui est important pour l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Le système encourage les employés à mieux gérer leur charge de travail.
Il y a une plus grande transparence dans le processus de travail.

9. S'habituer à ces outils distants

Pour tirer le meilleur parti du travail à distance, les employés doivent s'habituer à tous ces outils et plates-formes. Aidez-les à se familiariser avec ces outils en leur proposant des formations sur place ou virtuelles. La gestion des connaissances est nécessaire pour s'assurer que les employés ont une idée claire de l'utilité de ces différents outils et de la manière de les utiliser.

Si vous commencez seulement à mettre en œuvre le travail à distance, il peut s'avérer nécessaire d'organiser davantage de séances de formation en groupe et individuelles. Outre la formation financée par votre entreprise, nombre de ces outils disposent également de références et de didacticiels en ligne qui peuvent raccourcir la courbe d'apprentissage.

Si votre personnel est à l'aise avec la technologie, le processus d'apprentissage peut être encore plus simple. Il est possible qu'un référentiel central contenant des guides pratiques et des manuels d'instruction pertinents soit tout ce qu'il vous faut leur donner. Après avoir approuvé les fichiers, ils peuvent apprendre les bases par eux-mêmes et à leur propre rythme. Bien entendu, ils doivent pouvoir vous contacter pour obtenir des éclaircissements ou faire part de leurs préoccupations.

10. Conclusion

Le travail à distance peut être un changement enrichissant et nécessaire qui ne compromet pas la collaboration et la productivité. La clé est de mettre en place les bons outils, de donner à vos employés la possibilité d'apprendre à les utiliser et de promouvoir leur utilisation.

Les types de solutions les plus courants dont vous avez besoin sont ceux qui facilitent la communication et la collaboration, offrent des fonctions de stockage et de partage de fichiers dans le nuage, garantissent la sécurité des informations et des systèmes et disposent de fonctionnalités de suivi du temps de travail.

En adoptant les outils courants qui soutiennent les opérations à distance, vous serez sur la bonne voie pour profiter de tous les avantages du travail à distance avec un minimum de problèmes.