Visio-assistance : comment créer un rapport d'inspection ?

Un rapport d'inspection est un outil essentiel pour les entreprises de services sur le terrain afin de documenter les constatations faites au cours des activités d'inspection sur place. Il détermine la visibilité que les entreprises auront sur la qualité et l'intégrité de leurs produits, leur conformité aux réglementations industrielles, une évaluation des risques potentiels associés à l'état des actifs et aux conditions de travail, etc.

Pour relever les défis posés par l'environnement en constante évolution des services sur le terrain, les entreprises peuvent intégrer des outils tels que des solutions d'assistance visuelle à distance. En les intégrant à leur suite de produits, les entreprises peuvent transformer leur efficacité opérationnelle de manière rentable.

Cet article traite de l'objectif d'un rapport d'inspection, de ses principaux composants, de la manière de le créer et dévoile les meilleures pratiques de visio-assistance qui peuvent améliorer les inspections sur le terrain.

1. Quel est l’objectif d’un rapport d’inspection ?

En général, un rapport d'inspection est une évaluation des risques potentiels qui peuvent survenir dans une propriété ou dans la façon dont les machines travaillent. Il est généralement réalisé par des organismes d'assurance ou d'inspection de sécurité . Par conséquent, une inspection peut concerner diverses activités d'une entreprise. Le rapport est basé sur les normes et les lignes directrices du secteur, fournissant aux entreprises des conclusions impartiales sur l'état de leurs actifs. Il aide les parties prenantes, les équipes de gestion et les décideurs politiques à allouer des ressources, à hiérarchiser les actions et à élaborer des stratégies pour l'avenir sur la base des informations recueillies au cours des inspections. Il favorise l'amélioration continue des produits ou des services.

Dans certains cas, les rapports d'inspection sont exigés dans le cadre d'accords contractuels entre les parties. Ils servent à prouver que certaines conditions ont été remplies ou que certaines normes de performance ont été atteintes, garantissant ainsi le respect des obligations contractuelles.

Il s'agit également d'un outil essentiel qui renforce la transparence des entreprises, car il fournit des informations objectives et factuelles sur les sujets inspectés.

2. Quel est l'objectif d'un rapport d'inspection ?

Ayant compris l’importance d’un rapport d’inspection, nous pouvons maintenant procéder à la création d’un rapport. Bien que le contenu de chaque rapport d'inspection soit différent en fonction du domaine de l'entreprise, vous pouvez inclure des éléments généraux afin de créer un rapport d'inspection cohérent et complet.

1. Page de couverture avec le titre : le titre doit refléter brièvement l'objectif de l'inspection. Pensez à inclure les informations suivantes sur la page de couverture : la date, la localisation du site et les coordonnées de l'inspecteur et de l'entreprise inspectée.
2. Résumé : ce que l'on peut trouver dans le rapport d'inspection, les principales conclusions et les points critiques. L'objectif de cette section est de présenter le rapport à ceux qui ne peuvent pas consacrer du temps à la lecture du document complet, mais qui souhaitent néanmoins comprendre les résultats de l'inspection.
3. Introduction : objectif et portée du rapport, informations générales sur l'entreprise concernée et bref aperçu des cas d'utilisation de l'équipement inspecté.
4. Méthodologie : procédures et équipements utilisés pour effectuer l'inspection, approches d'échantillonnage et critères utilisés pour l'évaluation des résultats.
5. Constatations : cette section peut être divisée en autant de sous-sections que nécessaire. Envisagez de commencer par la description de l'état des actifs, qui servira de base aux principales constatations. Présentez la norme et comparez l'état des lieux avec elle, en soulignant les écarts, les problèmes et les défauts. Classez-les en fonction de leur gravité, afin que l'entreprise puisse, par la suite, élaborer sa stratégie en gardant à l'esprit les bonnes priorités. Cette section ne doit être que factuelle, il n'est pas conseillé d'y inclure des recommandations, car une section spécifique est prévue à cet effet par la suite.
6. Recommandations : dans cette section, l'inspecteur peut inclure des pratiques basées sur son expérience professionnelle qui peuvent remédier aux problèmes soulevés. Elles doivent toutefois être étayées par des preuves et présenter un lien direct avec les activités de l'entreprise inspectée. Elles doivent être structurées par ordre d'importance en fonction des indicateurs mentionnés dans la section "Constatations".
7. Annexes : tout document complémentaire pertinent (par exemple, données brutes, listes de contrôle, références).

3. Quels sont les outils et les solutions utilisés pour un rapport d'inspection ?

Les outils numériques modernes ont permis d'améliorer l'efficacité et la collaboration lors des inspections. Néanmoins, ils présentent des avantages et des inconvénients. En voici quelques-uns :

Logiciel d'inspection

Avantages : une plateforme centralisée pour la gestion des données d'inspection, la production de rapports et le suivi des données historiques. Il permet d'automatiser les tâches répétitives, de gagner du temps et de réduire les erreurs.

Inconvénients : la configuration initiale et l'intégration avec les systèmes existants peuvent être complexes et prendre du temps. L'efficacité du logiciel peut dépendre de la maîtrise de l'outil par l'utilisateur.

Capteurs IoT

Avantages : Les capteurs de l'internet des objets (IdO) peuvent surveiller en permanence les équipements et les actifs, fournissant des données en temps réel pour la maintenance prédictive et la surveillance de l'état.

Inconvénients : l'installation et la maintenance des capteurs IoT peuvent être coûteuses, et l'intégration à l'infrastructure existante peut poser des difficultés. La sécurité des données et la protection de la vie privée sont également des éléments importants à prendre en compte.

Caméras thermiques

Avantages : Les caméras thermiques détectent les variations de température, ce qui permet d'identifier les problèmes potentiels tels que les pannes électriques ou les problèmes d'isolation.

Inconvénients : les caméras thermiques ne conviennent pas aux biens dont la température est irrégulière. Les reflets des surfaces peuvent également nuire à la précision de l'inspection. Ces caméras ne sont pas non plus adaptées aux objets immergés.

Scanners RFID

Avantages : Les scanners RFID facilitent le suivi des biens et la gestion des stocks, en réduisant les erreurs de saisie manuelle des données.

Inconvénients : les scanners RFID sont coûteux et leur mise en œuvre peut être difficile et prendre du temps. Les matériaux métalliques peuvent avoir une incidence sur la qualité du signal. Les données peuvent être difficiles à interpréter, d'où la nécessité de disposer d'un personnel spécialement formé.

Dispositifs AR

Avantages : Les appareils alimentés par AR offrent des expériences d'inspection immersives, permettant aux inspecteurs de superposer des informations numériques à l'environnement physique pour une analyse améliorée.

Inconvénients : les appareils AR/VR peuvent avoir une autonomie limitée et être encombrants, ce qui peut nuire à leur facilité d'utilisation lors des inspections. Les problèmes d'étalonnage et d'alignement peuvent également avoir une incidence sur la précision.

4. Comment l'assistance visuelle à distance peut-elle améliorer un rapport d'inspection ?

Il doit maintenant être clair que les principes fondamentaux de tout rapport d'inspection pertinent sont la transparence, l'expertise impartiale, la traçabilité et les recommandations exploitables.

L'inspection visuelle à distance peut réduire considérablement les risques de perte de données et fournir aux inspecteurs un outil précieux qui peut les aider à enrichir leur inspection avec des données sur l'état réel des actifs. Comment cela est-il possible ?

Tout d'abord, la technologie d'assistance visuelle à distance est facilement accessible. Contrairement aux logiciels d'inspection encombrants mentionnés plus haut, elle ne nécessite pas de configurations complexes. Grâce au kit d'intégration préétabli, elle peut être intégrée de manière transparente dans le logiciel de gestion des interventions terrain ou de gestion des actifs de l'entreprise. Les données générées au cours de la session vidéo seront stockées dans le ticket, l'ordre de mission ou l'intervention et seront accessibles à tout moment dans l'interface familière de l'entreprise.

L'inspection visuelle est disponible en mode synchrone et asynchrone. Même en l'absence de connectivité sur le site, l'inspecteur peut procéder à une inspection, faire des enregistrements avec sa caméra et, une fois la connexion rétablie, joindre tous ces médias à un rapport vidéo. Grâce à la vidéo, toutes les parties prenantes pourront voir l'état réel des actifs et entendre les sons des machines, ce qui élimine tout biais potentiel.

Ensuite, lors de l'inspection, l'interlocuteur peut bénéficier de la panoplie d'outils collaboratifs pour repérer les zones qui nécessitent une attention particulière. Plus besoin de tout décrire manuellement dans le rapport ! Grâce à la solution de support visuel, toutes les particularités peuvent être annotées, l'inspecteur peut joindre des fichiers pertinents sans limite de taille, et même après la fin de la session, il peut ajouter des commentaires. En fait, dans certains cas, lorsque l'inspection ne concerne pas des machines très complexes, ces sessions de support visuel peuvent remplacer entièrement le rapport d'inspection. Dans d'autres cas, elles peuvent être utilisées comme matériel d'appui.

Troisièmement, les capacités d'archivage de l'assistance visuelle servent de preuve documentaire de l'inspection effectuée. Toutes les données sont sécurisées. La fonction de marquage permet de naviguer facilement dans les fichiers et de s'assurer que rien n'est perdu.

Quatrièmement, les solutions d'assistance visuelle comme ViiBE peuvent être utilisées comme un système de billetterie autonome. Par conséquent, les entreprises qui n'ont pas les ressources nécessaires pour des outils supplémentaires peuvent bénéficier des capacités de billetterie de l'assistance vidéo.

Enfin, les archives peuvent être utilisées même après l'inspection à des fins d'apprentissage. L'entreprise chargée de l'inspection peut utiliser les sessions pour former ses employés à la conduite des inspections et l'entreprise inspectée peut les utiliser pour améliorer ses produits en examinant les problèmes récurrents.

Conclusion

En utilisant une solution de visio-assistance pour les rapports d'inspection, les entreprises peuvent ajouter une dimension multimédia qui enrichit la compréhension des résultats de l'inspection. Cela permet de clarifier l'inspection, d'améliorer la communication entre les membres de l'équipe, d'accroître la confiance entre les parties prenantes, de favoriser une documentation plus précise et de contribuer à la mise en place d'un système efficace de gestion des connaissances.